Proje

Çalışma alanınız, vizyonunuz, öncelikleriniz, tecrübeleriniz nelerdir? Faaliyet alanınızla ilgili tanımlamaları yapmak proje fikrini geliştirmeniz için belirli çerçeve sunar.

Kapasite Değerlendirmesi

Proje uygulayıcısı olarak sınırlarınız neler? Mali kaynaklarınız yeterli mi? Projenizi yürütebilmek için insan kaynağınız var mı? Gerekli ortaklıkları kurabilir misiniz? Projenizin yaygınlaşmasını sağlayacak sosyal ağınız yeterli mi?… sorularının cevabı projenizde neyi yapıp, neyi yapamayacağınızı daha net görmenizi sağlayacaktır.

Sorun ve İhtiyaç Tespiti

Çalıştığınız sektör, uzmanlık alanınız ve yaşadığınız çevreyi göz önünde bulundurarak belirlediğiniz “sorun, eksiklik” nedir? Toplumsal öncelikler ve sizin belirlediğiniz “sorun, eksiklik” birbiriyle bağlantılı mı? Amacınız sektöre ve ülkeye ne gibi katkılar sağlayabilir? Sorularını sorarak tespitlerinizi temellendirebilirsiniz.

Genelden Özele Doğru Proje Konunuzu Daraltın

Örneğin; “Genç işsizliği” bir sorun olarak tespit edildiğinde, bu genel çerçeve daraltılarak proje konusu oluşturulmalıdır. “Genç işsizliğinin azaltılması” dendiğinde bu başlık yine genel bir çerçeve çizer ve belirli bir süre sınırı olan proje uygulamalarında başarılı sonuçlanamaz. Bu nedenle, proje konusu olabildiğinde özel bir soruna yönelmelidir. “İç Anadolu Bölgesinde Genç İşsizliğinin Azaltılması” diyerek bölge kapsamında düşündüğünüz projenizi daha da daraltarak “Ankara İlinde Genç İşsizliğin Azaltılması” olarak belirleyebilirsiniz. Bir adım daha ilerleyerek “Ankara’nın Çankaya İlçesinde Genç İşsizliğinin Azaltılması” olarak konunuzu sınırlayabilirsiniz.  Özetle, proje konunuzu coğrafi bölge, il, ilçe, yaş, eğitim durumu, cinsiyet gibi özelliklere bağlı olarak sınırlayabilirsiniz.

Proje için bulduğunuz fikir ilk aşamada gerçekçi görünebilir ancak karşılaşabileceğiniz sorunları analiz etmeye başladığınızda projenizin uygulanabilir olmadığını görebilirsiniz. Bu nedenle, proje fikrini kurgularken gerçekçi olup olmadığını da araştırmalar yaparak, güncel durumu değerlendirerek tespit etmelisiniz.

Proje fikrinizi oluşturduktan sonra finansman desteği alabileceğiniz kuruluşlara başvuru yapabilirsiniz. Bu noktada, finans kaynağına göre proje hazırlamak yerine, projenize göre finans kaynağı bulmanız gerekir. Finans kaynaklarına başvuru süreciniz bulduğunuz kaynağa göre değişken olduğu için duyuru öncesinde proje fikrinizin ve temel hazırlığınızın yapılmış olması başvuru sürecini de daha başarılı yönetmenizi sağlar.

Proje fikrini oluşturduğunuzda ilk adımı atmış olursunuz ancak proje hazırlama sürecini finans sağlayıcılar tarafından sizden istenen standartlarda yürütmek için daha detaylı bir planlama yapmanız gerekir. Bu nedenle, başvuru öncesinde fikir ve amacınızın hazır olması size avantaj sağlayacaktır.

Proje döngüsü yönetimi nedir?

Uygulamak istediğiniz proje fikrinin belirlenmesi ile başlayan, tüm faaliyetlerin yürütülme aşamalarını kapsayan sürece proje döngüsü denilmektedir. Proje konusunun belirlenmesinden uygulanmasına tüm sürecin belirli bir sistematiğe göre tasarlanması proje döngüsü yöntemi ile belirlenmektedir.

Proje yönetim döngüsü, Avrupa Birliği tarafından kullanılan ve proje hazırlama sürecinin doğru planlanması, etkinliğinin arttırılması için tercih edilen bir yöntemdir.  

Proje döngüsünün aşamaları;

1.      Fikrin belirlenmesi
2.      Proje fikrinin analiz edilmesi
3.      Projenin planlanması
4.      Projeye kaynak bulunması
5.      Faaliyetlerin uygulanması
6.      İzleme ve değerlendirme

Proje döngüsünün ilk üç aşamasında “sorun, eksiklik” olarak belirlediğiniz konunun araştırmalar ve analizler ile netleştirilerek uygulanabilir olup olmadığı değerlendirilir. Bu aşamaları detaylarıyla öğrenmek için “Proje Fikri Nasıl Oluşturulur?” başlıklı yazıyı tekrar okuyabilirsiniz. Projeye kaynak bulunması, faaliyetlerin uygulanması, izleme ve değerlendirme aşamaları da bulunan kaynakların başvuru süreçlerine göre planlanmalıdır.

Proje döngüsü yönetiminin avantajları;

• Proje fikrini oluştururken neden-sonuç ilişkisi ile konunuzu belirlemenize olanak sağlar.
• Faaliyet sürecinde karşılaşabileceğiniz engelleri belirlemenize yardımcı olur.
• Projenizin sürdürülebilir olması için uzun vadede planlama ve koşulları değerlendirmenizi sağlar.
• Projenizi uygularken planlamadan kaynaklı sorunları en aza indirmenizi amaçlar.

Proje konunuz ne kadar iyi olsa da iyi planlanmamış ve analizler yapılmamışsa, finansman desteği alma olasılığınız kalmayacaktır. Sonuçları kanıtlanmış bir yöntemle projenizi hazırlayarak, finansman desteği alabilir, uygulama sürecini de en iyi şekilde yürütebilirsiniz.

Proje Yönetim Döngüsü Aşamaları

İyi analiz edilmiş bir proje fikri, gerçekçi bakış açısıyla proje sürecini değerlendirmenizi sağlar. Projenizi hazırlarken hata riskini en aza indirmek, mevcut durumu iyi analiz etmek ve soru-cevap yöntemiyle ilerleyebilmek için proje yönetim döngüsü aşamalarını takip etmeniz önemlidir.

Proje yönetim döngüsü, proje hazırlamak isteyen kişi veya kuruluşlar tarafından kullanılan uluslararası standartlarda bir proje yazma yöntemidir. Proje fikrinizi oluşturduktan sonra faaliyet, bütçe ve sürdürülebilirlik süreçlerini öngörebilmek için proje yönetim döngüsü adımları başarılı sonuca ulaşmanızı sağlayacaktır. Proje Yönetim Döngüsü adı itibariyle çok teknik bir yöntem gibi anlaşılabilir ama asıl amacı herkesin bildiği mantık yürütmenin sistematik bir şekilde yapılmasından ibarettir.

Proje yönetim döngüsü ile amacımız; projenin uygulanabilir olmasını sağlamak, öngörümüzü belirli analizlere dayandırmaktır.

Proje fikrinin ortaya çıkışıyla birlikte Proje Yönetim Döngüsü de başlar ve projenin yazımı, planlaması, geliştirilmesi, hibe başvuruları, faaliyetlerin uygulanması ve tamamlanması, değerlendirilmesi aşamalarından geçerek biter. Tüm bu süreçlerde kaynakların en etkin biçimde kullanılması için uygulanan proje yazım yöntemi de Proje Yönetim Döngüsüdür

Proje Yönetim Döngüsü Aşamaları Nelerdir?

1)   Proje fikrinin oluşturulması

2)   Proje fikrinin hibe programına uygunluğunun değerlendirilmesi

3)   Hazırlık

4)   Formüle etme (Mantıksal Çerçeve Hazırlama)

5)   Projenin Yazımı

6)   Projenin Değerlendirilmesi

7)   Sözleşme makamı ile sözleşmenin imzalanması

8)   Projenin uygulanması

9)   Projenin izlenmesi ve sona ermesi

10)  Projenin sürdürülebilirliği ve yeni proje fikrinin oluşması

Bu aşamalar zincirleme olarak birbirini tamamlayan bir süreçtir ve her adımda proje hazırlığınızı  ileriye taşıyan yöntemdir. Proje Yönetim Döngüsünün tümü izleme ve değerlendirme sürecine bağlı olarak raporlanır.

Proje Yönetim Döngüsü Kapsamı Nelerdir?

1.   Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Projenin planlanmasında ve geliştirilmesinde kullanılan şemadır.

2.   Bütçe Planlaması

Projenizin uygulanması için gerekli bütçe ile finans desteği miktarına uygunluğunu ve değerlendirmesini bu aşamada yapabilirsiniz.

3.   Sürdürülebilirlik Planlaması

Projenizin faaliyet süreci sona erdikten sonra da amaçlanan sonuçların devamının sağlanmasına yönelik planlamadır.

4.   Proje Önerinizin Değerlendirilme Kriterleri

Finans desteği almanızı sağlayacak değerlendirme kriterleridir. Bu kriterler, projenizin şekil ve şartlarına uygunluğunu ve içerik olarak programa uygun olup olmadığını denetler.

5.   Proje Uygulaması (İzleme ve Değerlendirme)

Bütçe Nedir?

Projenin uygulanmaya başlayacağı tarihten sonlanacağı tarihe kadar mali kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetlere göre nasıl dağıldığını gösteren tahmini tablo bütçe olarak ifade edilir. Her faaliyet bir maliyet doğurmayabilir ancak her maliyet mutlaka bir faaliyetin uygulaması içindir.

Proje bütçesi hazırlanırken taslak bir bütçe oluşturulmalı, ardından maliyet hesaplamaları için piyasa araştırmaları yapılmalıdır.

Bütçe hazırlama aşamaları

1.      Kaynak belirlenerek, taslak bütçe hazırlanmalı
2.      Maliyetler için piyasa araştırılması yapılmalı
3.      Proje bütçesinin oluşturulması

Bütçelendirme kategorileri

•         İnsan Kaynakları
•         Seyahat Giderleri
•         Harcırahlar
•         Ekipman/ Teknik Donanım Giderleri
•         Ofis Giderleri
•         Diğer Giderler
•         İdari Giderler

Proje bütçesinde karşınıza çıkacak kavramlardan biri “Uygun Maliyet”tir. Projenin uygulanmaya başlamasıyla beraber ortaya çıkan maliyetlerin proje bütçesi tarafından karşılanabilecek olanlarını ifade eder. Her bir finans programında Uygun Maliyet koşulları değişmektedir.

Uygun Maliyet kavramı 2’ye ayrılır

1.      Uygun Doğrudan Maliyetler

Projenin gerçekleşmesi için proje başvuru şartlarında belirtilen Uygun Maliyet koşullarını sağlayan maliyetlerdir.

2.      Uygun Dolaylı Maliyetler

Genel idari giderleri karşılamak üzere projeye harcanacak toplam Uygun Maliyetlerin %7’sini geçmemek üzere belirtilen bütçedir.

Proje bütçesinde belirtilen maliyetlerin, projeye uygun olup olmadığı kontrol edilmeli, proje kapsamında gerekli olmayan maliyetler eklenmemelidir. Ayrıca, projeniz için başvuru yaparken bütçenizin piyasa araştırması sonuçlarına göre belirlenmiş miktarlarda olması gerektiği unutulmamalıdır.

Sürdürülebilirlik Nedir?

Projelerin uzun vadede başarılı olması “Sürdürülebilir” niteliğe sahip olmasına bağlıdır. Sürdürülebilir hedeflerle hazırlanmış bir proje, belirli bir zaman sınırıyla karşılaşmaksızın uygulanan alanda katkı sağlamaya devam eder.

Proje aşamaları nelerdir?

1.      Hazırlık aşaması
2.      Uygulama aşaması
3.      Yaygınlaştırma/Görünürlülük
4.      İzleme/Değerlendirme
5.      Sürdürülebilirlik
6.      Raporlama

Sürdürülebilirlik, başlangıç ve bitiş süresi olan projelerin sonlanmasının ardından yürütülecek faaliyetlerinde devamlılığının sağlanmasıdır. Proje hazırlama aşamasında çalışmayı planladığınız alanın sürdürülebilir faaliyetlerini de değerlendirmeniz çok önemlidir. Finans desteği başvurusu yaparken, proje başvurunuzun seçilmesini sağlayan kriterlerden biri şüphesiz ki projenizin sürdürülebilir olmasıdır.

Proje ile hedeflenen hizmet, ürün, sistem gibi çıktılar finans desteği süresi dolduktan sonra da garanti altına alınacak biçimde tasarlanmalıdır. Örneğin; Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelere yönelik teknolojik transfer alanında planlanan bir projenin, finans desteği bittikten sonra da teknolojik alt yapıyı kullanabilir ve geliştirebilir düzeyde olması beklenir. Bazı durumlarda proje hazırlanırken öngörülen sürdürülebilirlik hedefleri dış faktörler nedeniyle engellerle karşılaşabilir. Bu engeller; ülkenin güncel ekonomik ve politik sürecinden, sosyokültürel değişimlerden, küresel politikalardan, teknolojik gelişmelerden ortaya çıkabilir.

Projenizin “Sürdürülebilir” olması için;

Proje süresi dolduktan sonra devam etmesini planladığınız faaliyetlerin hangi koşullara bağlı olduğunu tespit etmelisiniz.

Finans desteği bittikten sonra yürütülecek faaliyetlerin kapasiteye uygun planlanması gerekir. Kapasiteyi aşabilecek sürdürülebilirlik hedeflerini projenizi hazırlama sürecinde tespit etmelisiniz.

Proje Döngüsü Yönetimi / Faaliyet Planı, Bütçe

Hedefleri tanımlanan projelerin, uygulama sürecinin planlaması Faaliyet Planı ile oluşturulur. Projenizin hedefleri ile faaliyetleri birbirini tamamlayan parçalar olarak düşünülmelidir.  Mantıksal Çerçeve tablosunda belirttiğiniz proje detaylarını, Faaliyet planı ile uygulanabilir hale getirebilirsiniz.

Proje Döngüsü Yönetiminde, adım adım ilerlemek projenizi yazarken bilgi toplayarak, bu bilgileri analiz ederek ilerlemenizi sağlar. Faaliyet Planı da Mantıksal Çerçeve Tablosu hazırlandıktan sonraki aşamadır. Böylece, Mantıksal Çerçeve tablosunda yazdığınız açıklamalara göre gerekli faaliyetleri öngörmeli ve plan çıkarmalısınız.

Bu süreç sırasıyla;

1.      Mantıksal Çerçeve Tablosu
2.      Faaliyetlerin belirlenmesi (Faaliyet Planı)
3.      Gerekli harcamaların belirlenmesi
4.      Harcama miktarlarının belirlenmesi
5.      Bütçenin oluşturulması ile tamamlanır.

Bütçe Nasıl Hazırlanır?

Proje bütçesi, uygulanacak faaliyetleri kapsayan bütçedir. Her bir faaliyet için bütçeye gerekli harcama miktarları gerekçeleriyle birlikte yazılmalıdır. Burada dikkat etmeniz gereken bir nokta, proje bütçenize eklemediğiniz bir faaliyetiniz varsa, finansman programı kapsamında bu faaliyeti gerçekleştirmeniz beklenir. Faaliyetleri bütçede göstermeyi unutursanız, bu sizin hatanız olarak kalır ve o faaliyeti gerçekleştirmeniz beklenir. Hangi faaliyete, ne kadar bütçe gerekiyorsa dikkatle planlamaya özen göstermelisiniz.

Proje bütçesini hazırlarken, Faaliyet Planı çok önemli olduğu için içeriğini bilmeniz gerekir.

Faaliyet Planı 6 temel bölümden oluşur;

1.     İnsan Kaynakları

Projede çalışacak tüm personel burada belirtilir. Asgari ücretten az olmamak koşuluyla brüt maaşlar eklenir. Hizmet alımlarını bu bölüme eklememelisiniz.

2.   Seyahat

Yurtiçi ve yurtdışı yol masraflarını bu bölümde detaylandırmalısınız.

3.      Ekipman

Proje için gerekli ekipman, malzeme giderlerini bu bölümde belirtmelisiniz.

4.      Yerel Ofis

Projenin uygulanacağı yerde yerel ofis açılacaksa, ofis giderlerini bu bölümde belirtmelisiniz.

5.      Diğer Maliyetler

Hizmet alımlarını bu bölümde yazmalısınız. Örneğin; web sitesi tasarımı için fatura ile hizmet alımı gideri belirtebilirsiniz.

6.     Diğer

Bütçede yer alan her bir harcama, Mantıksal Çerçevede yer alan hedeflere uygun olarak gerekçelendirilmelidir.

Projenizin hibe desteği alabilmesi için bütçenin piyasa araştırmalarına göre fiyatlandırılması, tutarlı olması ve gereksiz harcamaları barındırmaması gerekir.  

Proje Bütçesi Hazırlarken Kaçınmanız Gerekenler

1. Bütçeyi olduğundan fazla göstermeyin. Finans desteğine başvuru yapan onlarca proje içinden bütçesi piyasa araştırmaları sonucunda oluşturulmuş olanlar ve kaynakları en etkili biçimde kullanmayı amaçlayanlar öne çıkacaktır.
2.      Faaliyetlere göre maliyet çıkarın yani sırf bütçeyi doldurmak için faaliyet üretmeyin.
3.      Finansman kriterlerinde “uygun olmayan maliyetler” bölümündeki giderleri bütçenize eklememelisiniz. Uygun olmayan maliyetler her finansman programına göre farklılık gösterebilir. Örnek olarak; bina satın alınması, kiralanması uygun olmayan maliyet olarak gösterilmişse, bütçenize bu gibi giderleri eklememelisiniz.Proje bütçesi hazırlamak oldukça detaylı ve öngörü isteyen bir aşama olduğu için başvuru yapmadan önce bütçenizin en iyi şekilde hazır olduğuna emin olmalısınız.